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28. Januar 2015

"MYTHOS" E-Mail Archivierung

„Ich schiebe alles Wichtige, was älter ist als ein Jahr, in eine Outlook-Archivdatei!“

Dieser Ansatz ist zwar sinnvoll, um wichtige Emails aufzubewahren und gleichzeitig das Mailpostfach zu entlasten, aber rechtssicher ist dieses Vorgehen nicht, denn:

  • Wer entscheidet welche Email aus Sicht der Finanzbehörde wichtig ist, welche nicht? 
  • Das Archiv kann nachträglich verändert werden – Emails können gelöscht, bearbeitet oder sogar neu erstellt werden. 
  • Wie wird die Archivdatei gegen Verlust geschützt? 

Gemäß den Bestimmungen im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in der Abgabenordnung (AO) müssen Dokumente mit Belegfunktion für sechs und Unterlagen zum Zwecke der Buchhaltung für 10 Jahre aufbewahrt werden. Wie die Archivierung technisch gelöst werden soll, ist nicht detailliert geregelt. Wichtig ist u.a., dass die Dokumente für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht, maschinell ausgewertet werden können sowie fälschungssicher gespeichert sein sollen. Zudem muss der Zugriff durch die Steuerverwaltung gewährleistet sein. 

Doch was passiert mit den privaten Emails der Mitarbeiter? Gemäß Datenschutzgesetzt dürfen diese grundsätzlich nicht archiviert werden. Das bedeutet, dass ein generelles Verbot privater Mails im Unternehmen unumgänglich ist. 

Zur E-Mailarchivierung setzen wir die Software Mailstore ein. Mailstore archiviert Ihre Emails direkt beim Ein- und Ausgang. Es sind keine weiteren Schritte notwendig. Über eine integrierte Volltextsuche lassen sich Mails schnell finden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einen Exchange-Server verwenden, Email mittels POP3 oder IMAP abholen oder Microsoft Exchange Online einsetzen. 

Sie haben Fragen zur E-Mailarchivierung? Wir beraten Sie gerne!